Vừa đẩy cửa bước vào văn phòng, khách đang giao hàng đã va ngay vào chiếc bàn trà khu chờ, còn nhân viên bên trong phải nhoài người qua thành quầy cao để ký nhận giấy tờ. Tình huống này xảy ra khá nhiều khi người phụ trách hành chính chọn đồ rời theo mắt nhìn mà quên đo khoảng lùi thực tế trước cửa ra vào. Khi bắt tay vào thiết kế nội thất văn phòng, vị trí và độ lớn của quầy lễ tân cùng chỗ ngồi đợi cần được tính theo luồng di chuyển thật mỗi ngày thay vì chỉ nhìn trên bản vẽ phẳng.
Việc đầu tiên là chọn vị trí đặt quầy sao cho người trực nhìn thấy cửa chính nhưng không chắn ngang luồng đi lại. Nếu mặt bằng hẹp chiều ngang, đặt quầy áp dọc theo một bên tường sẽ giữ được lối đi thẳng vào khu vực bên trong thoáng đãng hơn là dựng quầy chắn chính diện. Khoảng trống phía trước mặt quầy cần đủ rộng để một người đứng làm thủ tục mà người khác vẫn lách qua sau lưng thoải mái. Với nội thất khu hành chính có nhiều người ra vào nhận hồ sơ, lối đi này càng phải dứt khoát, tránh để khách đứng dồn cục ngay sát cánh cửa kính.
Chiều dài và độ cao của quầy phụ thuộc trực tiếp vào số người ngồi trực và lượng thiết bị đặt trên mặt bàn. Khi lên phương án thiết kế quầy lễ tân, nhiều nơi làm mặt chắn phía trước quá cao khiến người ngồi khuất hẳn, tạo cảm giác xa cách, hoặc làm quá thấp làm lộ toàn bộ dây điện, ổ cắm và giấy tờ lộn xộn trên bàn. Cách xử lý vừa vặn là chia quầy thành hai cốt cao độ: phần mặt bàn bên trong vừa tầm ngồi gõ máy tính cả ngày không mỏi vai, còn phần gờ chắn phía ngoài nhô cao thêm một khoảng vừa đủ để che màn hình và tạo điểm tựa tay cho khách đứng ghi chép.
Bên dưới mặt bàn cũng là nơi hay bị bỏ quên khi đóng mới đồ đạc. Nhân viên hành chính thường phải cất sổ sách đăng ký, con dấu, văn phòng phẩm và đôi khi là cả những kiện hàng nhỏ chờ chuyển phát. Nếu gầm bàn chỉ là một khoảng rỗng không có hộc kéo chia ngăn hoặc khoang tủ có cánh che, chỉ sau vài tuần sử dụng, các thùng giấy sẽ tràn ra gầm ghế. Lúc này, dù bề mặt ngoài có ốp vật liệu đẹp đến mấy thì tổng thể góc đón tiếp vẫn trở nên chật chội và thiếu gọn gàng.
Từ vị trí quầy nhìn ra, khu vực ghế chờ nên được xếp ở góc ít người qua lại nhất nhưng vẫn nằm trong tầm mắt của lễ tân để tiện mời khách. Sự đánh đổi lớn nhất ở đây là giữa số lượng chỗ ngồi và độ thoáng của sảnh. Chẳng hạn, ở những mặt bằng nhỏ mà cố kê một bộ sofa dài kèm hai ghế đơn giống như cách bố trí phòng khách trong thiết kế nội thất chung cư, lối đi sẽ lập tức bị thu hẹp và người ngồi chờ dễ có cảm giác bị người qua lại nhìn chằm chằm. Thay vào đó, một băng ghế dài kê sát tường kết hợp bàn trà nhỏ gọn hoặc mặt bàn gắn liền vào tay vịn sẽ tiết kiệm diện tích sàn hơn nhiều.
Một lỗi khác dễ gặp là đặt ghế chờ quá sát vách ngăn mỏng của phòng họp hoặc quay thẳng vào dãy bàn của nhân viên. Tiếng chuông điện thoại, tiếng trao đổi ngoài sảnh và tiếng bước chân sẽ làm người ngồi làm việc với máy tính bên trong mất tập trung suốt cả ngày, đồng thời khách ngồi đợi cũng vô tình nghe được các cuộc thảo luận nội bộ. Để khắc phục khi bố trí nội thất phòng làm việc, bạn có thể dùng chính hệ tủ lưu trữ hồ sơ cao sát trần hoặc vách kính có dán mảng mờ để làm lớp đệm ngăn cách giữa khu đón tiếp và khu chuyên môn.
Ánh sáng tại cụm lễ tân và bàn chờ cũng cần phân bổ khác với khu vực ngồi máy tính liên tục. Đèn chiếu điểm từ trần xuống có thể làm nổi bật bảng tên công ty trên vách sau quầy, nhưng nếu rọi thẳng vào vị trí nhân viên trực thì ánh sáng phản chiếu lên màn hình sẽ gây chói và mỏi mắt rất nhanh. Nên chọn góc chiếu chếch vào tường và dùng ánh sáng tán quang dịu nhẹ ở chỗ ngồi làm việc cũng như chỗ khách đọc tài liệu trong lúc đợi.
Trước khi chốt bản vẽ hay gọi đơn vị thi công, bạn hãy cầm thước dây ra đo lại chiều rộng cánh cửa khi mở hết cỡ và dùng băng dính giấy dán thử đường viền của quầy lễ tân cùng ghế chờ ngay trên sàn thật. Việc bước đi thử quanh các vạch dán đó trong vài phút sẽ giúp bạn nhận ra ngay chỗ nào bị vướng chân. Nếu cần trao đổi thêm để căn chỉnh mặt bằng, MoreHome thiết kế và thi công nội thất văn phòng, bạn có thể liên hệ qua hotline 09.31.31.88.77.